Van pioniers naar managementteam

Veel bedrijven worden gestart door een kleine groep van enthousiastelingen. In de meeste gevallen twee of drie partners hebben een idee en gaan ervoor. Als het een goed idee is, groeit het uit tot een bedrijf. Na een tijdje, meestal een jaar of twee is er wat personeel in dienst. Dit is het moment dat veel compagnons in de problemen komen. Ineens zijn ze niet meer de pioniers die een idee tot een bedrijf proberen te maken, maar zijn ze een managementteam geworden. Een managementteam dat mensen moet aansturen, onderlinge afspraken moet maken en elkaar moet aanspreken op die afspraken. Omdat het veel bedrijven moeilijk valt om dit goed vorm te geven, hierbij de drie belangrijkste adviezen om deze transitie soepel te laten verlopen.

1. Stel een management overleg in.
Ga minimaal een keer per maand met elkaar om tafel. Tijdens deze bespreking gaat het niet over lopende projecten! Het gaat alleen over de manier waarop we met elkaar samenwerken en de strategie van het bedrijf. Per toerbeurt notuleert een van de managementleden op een A4tje twee zaken: de gemaakte afspraken en de actiepunten. Bijvoorbeeld:
“Gert doet in zijn verkoopgesprekken geen beloftes meer over de levertijd voordat hij dat met Johan van productie heeft overlegd.”
“Marije en Lucas zullen advies inwinnen over een geschikt CRM systeem.”
Tijdens elk overleg worden de afspraken van de vorige keer even tegen het licht gehouden om te kijken of ze werken en iedereen zich er aan houdt.

2. Spreek elkaar aan
Dit is het moeilijkste deel voor veel ondernemers. Waar in de beginfase van het bedrijf nog de gezamenlijke pioniersgeest overheerste moeten nu ineens zakelijke afspraken worden gemaakt onderling. Veel compagnons beschouwen elkaar als vrienden. Dan wordt het extra moeilijk om elkaar aan te spreken op fouten of het niet nakomen van afspraken. Toch is dit essentieel om het bedrijf door te laten groeien en klanten tevreden te houden. Het is makkelijker om elkaar aan te spreken als daar een overleg voor is (zie 1) en als afspraken op papier staan. Zorg ook dat elke afspraak een verantwoordelijke heeft en een deadline.

3. Verdeel taken en verantwoordelijkheden naar talent
In het ideale geval hebben partners binnen een managementteam verschillende capaciteiten. Er is bijvoorbeeld iemand heel technisch of creatief, terwijl een ander meer commerciële vaardigheden heeft. Verdeel de taken helder langs deze lijnen. Communiceer naar de medewerkers wie van het managementteam waar voor verantwoordelijk is. Houdt elkaar goed op de hoogte maar bemoei je niet met taken van een ander. Tenminste, niet inhoudelijk. Je mag je partners wel aanspreken op hun verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld als de commercieel directeur te weinig nieuwe klanten binnenbrengt.